Rangkuman Penyusunan Laporan (MODUL 1:PUST2138)

Blog Ajang Software media berbagi ilmu, sedang membagikan artikel tentang Rangkuman Penyusunan Laporan (MODUL 1:PUST2138) silahkan membaca Rangkuman Penyusunan Laporan (MODUL 1:PUST2138) selengkapnya berikut ini:

PENGERTIAN DAN TUJUAN LAPORAN

(Kegiatan Belajar 1)

Laporan: sarana untuk menyampaikan informasi dalam bentuk lisan maupun tulisan.
Penyusunan laporan: kegiatan yang dilakukan untuk menginformasikan suatu kegiatan secara sistematis dan objektif yang disampaikan kepada atasan atau pihak lain guna mengambil keputusan.
Definisi laporan menurut
Himostreet, et.al. (1983) dan Quible, Johnson & Mott (1996): pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi kepada bagian lain untuk membantu pengambilan keputusan atau memecahkan persoalan
Karakteristik Laporan
- Disampaikan kepada atasan
- Ditulis secara sistematis
- Menekankan objektifitas
- Diinformasikan kepada pihak terkait dalam suatu organisasi
Tujuan laporan
1. Memantau dan mengendalikan suatu kegiatan.
2. Membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditentukan.
3. Memenuhi persyaratan.
4. Mendokumentasikan kegiatan.
5. Pedoman untuk persoalan tertentu.
a. Fungsi Laporan
1. Pertanggungjawaban dan pengawasan
2. Penyampaian informasi
3. Bahan pengambilan keputusan
4. Sebagai salah satu alat untuk membina kerjasama, saling pengertian dan koordinasi dengan bagian/unit lain.
5. Sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman
b. Syarat-syarat Laporan
Laporan harus benar, langsung pada sasaran, lengkap, tegas dan konsisten, tepat pada waktunya dan tepat penerimanya.
c. Hambatan dalam pembuatan laporan
a. Penyajian fakta yang tidak benar dan memutarbalikkan fakta,
b. Informasi yang disajikan tidak lengkap
c. Organisasinya besar dan rumit
d. Kepala perpustakaan kurang menghargai pendapat bawahan
e. Bahasa yang tidak lugas dan cenderung berbelit-belit
f. Beban psikologis bagi pembuat laporan
g. Laporan dikhawatirkan dapat menambah beban kerja bagi pembuat laporan

JENIS DAN BENTUK LAPORAN (Kegiatan Belajar 2)
Jenis Laporan
A. Laporan berdasarkan Klasifikasi
1. Menurut formalitasnya:
- Formal: laporan harus objektif, sesuai aturan, data dan fakta jelas.
- Informal: laporan singkat dengan bahasa yang tidak baku.
Contoh: laporan memorandum, laporan surat, laporan cetakan

2. Panjang dan pendeknya laporan
Laporan yang panjang tergolong laporan formal yang ditulis hingga 30 halaman: laporan penelitian.
Laporan Berdasarkan Karakteristik
1. Menurut fungsinya:
a. Fungsi informasional: laporan yang memberikan informasi secara objektif mengenai salah satu bagian / unit dalam organisasi yang disampaikan kepada bagian/unit lain.
b. Fungsi analitis: laporan yang menyajikan data untuk membantu memecahkan persoalan.
Contoh: laporan tahunan, laporan neraca keuangan, laporan jumlah buku yang dibeli, statistik pengunjung perpustakaan dll.
2. Laporan vertikal atau lateral
Laporan vertikal: laporan yang disampaikan oleh bawahan ke atasan dalam organisasi
Laporan lateral: laporan yang disampaikan kepada unit kerja atau bagian yang berbeda tetapi levelnya sama.
3. Laporan eksternal atau internal
Laporan eksternal: laporan yang disampaikan kepada anggota sebuah organisasi
Laporan internal: laporan yang disampaikan kepada pihak di luar organisasi
4. Menurut keasliannya
Keaslian suatu laporan dapat diketahui dari otoritas pembuatannya.
5. Menurut frekuensinya
Laporan yang dibuat secara berkala atau khusus atau dengan jadwal yang sudah ditetapkan.
6. Menurut kegiatan proyek
Laporan yang terdiri dari laporan pendahuluan, laporan perkembangan dan laporan akhir.
7. Menurut subjek
Suatu laporan yang dibuat berdasarkan sumber laporan
8. Menurut pelaksanaan pertemuan
a. Laporan agenda: suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung
b. Resolusi: laporan singkat berupa hasil pertemuan
c. Notulen: laporan lengkap selama pertemuan berlangsung
B. Bentuk Laporan
1. Laporan ringkas
2. Laporan lengkap / panjang
C. Pengorganisasian laporan analisis
1. Laporan justifikasi: usulan internal yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manejemn puncak untuk menyetujui suatu investasi / proyek tertentu.
2. Usulan kegiatan: laporan untuk memperoleh kegiatan atau proyek baru.
3. Laporan pemecahan masalah: suatu dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan pimpinan.
D. Karakteristik Laporan Singkat (Short Report)
Laporan singkat hanya menekankan pada body reports (tubuh laporan) yaitu pembuka, hasil temuan, bahasan, dan penutup.
Perencanaan Laporan Singkat
1. Laporan berkala (dibuat dengan tempo waktu tertentu)
2. Preprinted (sebelum cetak) : berkaitan dengan informasi rutin
3. Surat
4. Memo
Mengorganisasikan laporan singkat
1. Laporan periodik: laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi dalam suatu periode tertentu yang ditulis dalam bentuk memo.
Urutan penyusunan laporan periodic
a. Peninjauan atas tanggung jawab rutin
b. Diskusi/pembahasan proyek khusus
c. Rencana periode yang akan datang
d. Analisis masalah
2. Laporan aktivitas personal: laporan yang berisi tentang diskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama konferensi, konvensi atau dalam perjalanan.
Elemen penting penulisan laporan singkat secara formal
1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
2. Menggunakan grafik untuk lebih menekankan penulisan
3. Menggunakan judul dan subjudul dalam tubuh laporan.
4. Menggunakan format memo atau surat

Posted in: Akademik